// O que ouvimos
Para Bruna e Deivid. Autrin Arquitetura, Santo André.
O escritório não precisa de mais procura agora. Precisa de tempo para fechar e atender a que já chega.
"A gente recebe muito bem, só que sai muito mais do que recebe."
Sobre o caixa"O que eu queria realmente era a gestão do meu cronograma, das entregas dos projetos."
Sobre a prioridade"Lista pra mim não funciona. Quadro."
Sobre as tarefas, na call de 14/10// O diagnóstico
O orçamento sai. Depois dele, ninguém volta a chamar.
Com os números que vocês passaram, um mês típico da Autrin fica assim. O cliente chega por indicação, faz reunião, recebe a proposta e, na maior parte das vezes, some. Não existe retomada, porque quem faria isso é a mesma pessoa que projeta, revisa e acompanha obra.
quase todos por indicação
novas e em andamento
por mês
O resto para no orçamento
Meta de vocês: 2 projetos novos por mês. O volume de propostas já comporta isso. O tempo da equipe ainda não.
Tudo passa pela Bruna
Venda, projeto, obra e revisão. O que chega volta para refazer, e o processo existe só na cabeça dela.
A entrega atrasa
Um levantamento que cabe em uma semana está levando de três a quatro. A equipe, somada, gasta cerca de 50 horas por semana em tarefa administrativa e repasse.
O dinheiro não aparece
Não há previsão de quanto entra nos próximos meses, e a planilha de preço baixa o valor quando o gasto sobe.
// O plano
Três degraus. Primeiro o que devolve tempo e mostra para onde vai o dinheiro.
Cada item tem dono. Onde está escrito Stairs, o trabalho é nosso. Onde está escrito Autrin, é uma informação ou um envio que só vocês podem fazer.
Ver o número e recuperar o que parou
De 5 a 9 de outubro.
- Painel com os números de hojeContatos por origem, reuniões, propostas, fechados e valor a receber, numa tela só.Stairs monta · Autrin alimenta
- Orçamentos paradosLista dos últimos 90 dias e uma mensagem de retomada para cada cliente.Stairs escreve · Autrin envia
- Sistema funcionando e financeiro dentroAgenda sincronizada, edição liberada, dados que não somem. Contrato com entrada e parcelas vira previsão de recebimento.Stairs · Autrin passa a lista de problemas
- Planilha de preço corrigidaTrês orçamentos antigos recalculados para ver a diferença em reais.Stairs com a Bruna
- Briefing montado pelo assistenteA partir do contrato e do orçamento. A Bruna só revisa.Stairs · Bruna revisa
Cronograma e processo no lugar
O que não pode ficar de fora.
- Cronograma de entregas por projetoCada etapa com prazo e aviso de atraso: briefing, levantamento, interiores, detalhamento, obra.Stairs
- Processo escrito e checklist de levantamentoO que precisa estar certo antes de chegar na Bruna, escrito uma vez.Autrin conta · Stairs escreve
- Pré-briefing por linkEnviado quando o contrato fecha. As respostas entram direto no sistema.Stairs
- Notícia diária para o cliente de obraUma linha registrada pela equipe vira a mensagem do dia, no horário certo.Stairs monta · Autrin registra
- Retomada fixa de orçamentoMensagens prontas para 2, 7 e 15 dias depois do envio.Stairs escreve · Autrin envia
- Render e erro do siteComparar o custo do render atual com um fluxo próprio. Corrigir o texto errado no site.Stairs
Só então, mais cliente
Quando houver tempo para atender bem.
- Um pacote fechado de obra acompanhadaEtapas, escopo, faixa de investimento e vagas por mês do tamanho da equipe.Stairs com Bruna e David
- Indicação organizadaDepoimento e pedido de indicação na entrega de cada etapa.Stairs roteiriza · Autrin pede
- Google, portfólio e siteRecuperar o perfil do Google, mostrar as fotos dos projetos e um site que mostra o trabalho.Stairs
- Assistentes especialistasNormas por cidade, primeiro atendimento no WhatsApp e faixa de orçamento, em cima do processo já escrito.Stairs
Por que anúncio fica para depois
Hoje cada projeto novo disputa horas com os que já estão em obra. Trazer mais procura agora aumentaria a espera de quem já é cliente. O tempo volta primeiro, a procura nova vem depois.
// A base do Hub
O Hub de vocês começa por um cofre. Tudo que a Autrin sabe, escrito uma vez.
Hoje, a cada projeto, a Bruna abre uma conversa nova com o assistente, cola contrato e orçamento e explica tudo de novo. Engenharia de contexto é o trabalho de acabar com esse recomeço: organizar o conhecimento do escritório num lugar só, para o assistente consultar antes de responder.
- 01
Registrar uma vez
Processo do contrato à entrega, valor por hora, modelos de proposta e contrato, tom de voz, prazos por etapa, o que cada prestador entrega. O que hoje está na cabeça da Bruna passa para o papel.
- 02
Organizar por assunto
Cada coisa no seu lugar, com nomes padronizados. O mesmo cuidado que a Bruna tem com o padrão do projeto, aplicado ao conhecimento do escritório.
- 03
O assistente lê antes de agir
Ao pedir o briefing do Caio, ele já conhece o contrato, o orçamento e o formato de briefing da Bruna. Ao pedir uma mensagem de obra, já conhece o tom e o histórico.
- 04
Corrigir uma vez, valer sempre
Se ele errou um critério, a Bruna corrige no cofre e o assistente passa a consultar a correção nas próximas vezes. O escritório passa a ter um jeito de trabalhar que não depende da memória de uma pessoa só.
empresa/ quem somos, equipe, tom de voz, marca
clientes/ um por projeto: contrato, briefing, cronograma
processos/ contrato à entrega, checklists, prazos
precos/ valor por hora, margens, modelos
prestadores/ avaliação e histórico
financeiro/ contratos, parcelas, previsão
normas/ por cidade, quando o processo estiver escrito
Estrutura criada no mês 1 e preenchida aos poucos, com o que vocês me passarem.
Abrir a conversa. Colar contrato e orçamento. Explicar o que os clientes querem. Pedir o briefing. Revisar tudo. Duas a três horas por briefing, e no mês seguinte começa do zero.
Pedir o briefing do projeto. O assistente já tem o contexto, monta o texto no formato da Bruna e ela só revisa. O que for corrigido fica registrado para o próximo.
// O que mudou depois da call de 14/10
Primeiro o sistema e o processo. Oferta e procura vêm depois, com a casa arrumada.
Na call de 14/10 vocês mostraram tela por tela o que funciona e o que não funciona, e validamos o caminho do comercial, do projeto e da obra. Com isso, a ordem das entregas mudou. Abaixo, o que aconteceu com cada uma das quatorze entregas do primeiro mês.
As quatorze entregas do mês 1
situação em 15/10Financeiro dentro do sistema. No ar desde 09/10, com os ajustes pedidos em 13/10.
segue com ajustesPlanilha de preço. Chegou já corrigida por vocês. Falta validar os valores.
validar em 29/10Autrin OS funcionando. Ampliado com o que vocês pediram: tarefas em quadro, agenda limpa, ficha do cliente, permissões e histórico.
19 a 22/10Processo do contrato à entrega e prestadores. Checklist a partir do fluxo validado e cadastro de prestadores e fornecedores.
26 e 28/10Pré-briefing por link. Inclui a preferência para o brinde e as datas que o cliente sugere.
27/10Etapas de venda e retomada fixa. Funil com as etapas de vocês e retomada em 2, 7 e 15 dias.
22 e 28/10Modelos de proposta. Viram a proposta interativa por link, com três níveis de escopo.
novembroCronograma de entregas por projeto. Vira cronograma automático pelo escopo, com alerta de atraso.
novembroPainel com os números e retomada dos orçamentos. Dependem da lista de orçamentos e contratos.
novembroRoteiro de WhatsApp e treino. O atendimento vem depois do processo.
novembroBriefing pelo assistente. Entra junto com a gravação do briefing presencial.
depois do mês 2Notícia diária ao cliente de obra. Vira relatório semanal, como vocês pediram.
novembroMenu de entradas. Vira os três níveis de escopo da proposta. O preço não baixa, o escopo reduz.
novembroRender: estudo e decisão. Vocês disseram que não é prioridade agora.
depois// O resto do primeiro mês
De 15 a 30 de outubro, dia a dia.
O trabalho vai de segunda a sexta. A marca "com vocês" mostra o que depende de uma resposta ou de um material da Autrin.
Todo dia útil: atualização no grupo no começo e no fim do dia. Toda sexta: resumo da semana.
Fechamento da semana 2 · Financeiro do jeito de vocês
15 e 16/10Base de conhecimento organizada com tudo o que vocês mandaram. Financeiro com as cores e a fonte do CRM, menu horizontal e vermelho pastel nos valores negativos.
com vocês · responder as dúvidasForma de pagamento mista em despesa e parcela. Ficha da equipe com dia de pagamento, por regra ou lançamento manual. Resumo da semana.
Semana 3 · CRM que dá para usar no dia a dia
19 a 23/10Sistema limpo e seguro. Saem ponto, modelos 3D e dados antigos do Trello. Cada login vê o que pode, dado sensível só pela Bruna e histórico de quem fez o quê, com data e hora.
Tarefas em quadro, com cliente, responsável e data.
com vocês · formato das colunasAgenda limpa: a minha e a dos outros, só os compromissos do dia, sem domingo.
com vocês · quem vê a agenda de quemFicha do cliente com dados pessoais, coisas práticas e todo o histórico. Funil com as etapas de vocês e o motivo de perda.
Comprovante gerado no modelo da Autrin. Financeiro testado no celular. Resumo da semana.
Semana 4 · Processo escrito e fechamento
26 a 30/10Prestadores e fornecedores separados, com obras, relatório, nota de 1 a 10 e lista negra. Lista atual importada.
com vocês · quem não contratar de novoPré-briefing por link: perguntas pessoais, preferência para o brinde e datas sugeridas pelo cliente.
com vocês · perguntas do pré-briefingChecklist do contrato à entrega, versão 1. Retomada de 2, 7 e 15 dias ligada ao funil.
com vocês · checklists do DeividPlanilha de preço validada e relatório do mês.
com vocês · conferir os valoresReunião de fechamento. O que foi entregue, o que passou para o mês 2 e a proposta do mês 2.
com vocês · decidir o mês 2// Mês 2 e depois
Novembro, uma frente por semana. O resto entra quando o anterior estiver rodando.
O mês 2 vem em proposta própria, com escopo e valor por escrito. Os feriados de 02/11 e 20/11 já estão considerados.
Mês 2 · novembro
03 a 27/11Proposta interativa. Link com o processo desenhado, cronograma e três níveis de escopo, um modelo para pessoa física e outro para empresa. Proposta aprovada vira contrato sem redigitar.
Cronograma automático. Gerado pelo escopo, com previsto e realizado, alerta de atraso, etapa fechada com nome, data e hora, e registro do atraso causado pelo cliente ou por terceiros.
Normas e checklists. Normas fixas por categoria de projeto, checklists de levantamento e detalhamento no sistema e modelo do relatório semanal ao cliente.
Dinheiro parado e atendimento. Painel do funil, retomada dos orçamentos não enviados e roteiro de WhatsApp com um treino. Reunião própria de obra e portal do cliente.
Depois do mês 2
Sistema: portal do cliente com aprovação por clique, obra e compras, prefeitura como processo próprio, a IA da Autrin com memória por pessoa e o guia de bolso gerado pelo sistema. Oferta: menu de serviços com valor mínimo a partir das horas reais. Atendimento: site novo, Google Meu Negócio e depoimentos. Procura: reativação da base, Instagram como canal de venda e anúncio só quando a equipe tiver espaço para atender.
// O que vocês recebem de nós
Vocês não vão precisar perguntar como está o trabalho.
Vocês já pagaram por trabalho que ninguém mediu. Aqui, a régua é o painel do primeiro mês, e ele fica com vocês.
- 01
Atualização todo dia útil, no começo e no fim do dia: o que foi feito, o que travou e o próximo passo.
- 02
Número na mesa. O painel do funil é a régua do trabalho, para vocês e para nós.
- 03
Escopo escrito antes de cada mês. Nada é cobrado fora do que foi combinado.
- 04
O sistema é de vocês. Contexto, processos e acessos ficam na Autrin.
// O investimento
O mês 1 segue o contrato. O mês 2 vem em proposta própria.
- Escopo por escrito antes de cada mês. O mês seguinte só começa com uma nova proposta aprovada por vocês.
- Custo de uso das ferramentas separado do trabalho, com relatório do que cada processo consumiu.
- Mudança de ordem combinada por escrito. Esta página registra a nova ordem das entregas do mês 1.
// Próximo passo